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Políticas de manejo de informaciòn

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  • Responsable del tratamiento:
    Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de HAWKEYE SECURITY LTDA., considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante HAWKEYE SECURITY), con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. Los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política “Habeas Data”; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
  • Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
    Nombre: HAWKEYE SECURITY LTDA.
    Identificación NIT: 830.034.737-7
    Domicilio: Calle 64 N. 20 – 35
    Ciudad: Bogotá D.C., Colombia.
    Correo electrónico: sol.sanchez@hawkeyesecurityltda.co
    Teléfono: (+571) 2353268. 
  • Definiciones
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento
    HAWKEYE SECURITY, realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales. Adicionalmente, se establecen los siguientes lineamientos para el tratamiento de Datos personales:
  • HAWKEYE SECURITY no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
  • El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
  • HAWKEYE SECURITY suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
  • HAWKEYE SECURITY podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
  • Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
  • Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Colaboradores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con HAWKEYE SECURITY, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
  • HAWKEYE SECURITY divulgará las políticas y procedimientos en sus colaboradores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
  • Derechos de los Titulares
    La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
  • Para que HAWKEYE SECURITY LTDA., realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
    Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
  • Deberes de HAWKEYE SECURITY en el Tratamiento de Datos.
    a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    d. Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    e. Propender porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
    i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
    j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
    k. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
    l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    o. las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Tratamiento de datos personales de naturaleza Sensible.
    De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas / filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos, salud, vida sexual y datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
    El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, HAWKEYE SECURITY deberá informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento e, informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
    IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
  • Tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes
    Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, HAWKEYE SECURITY sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
    Cumplidos los anteriores requisitos, HAWKEYE SECURITY deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
    Es tarea del Estado Colombiano y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
  • Clasificación de las Bases de Datos
    HAWKEYE SECURITY LTDA., ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
    9.1. Bases de datos de Empleados
    Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con HAWKEYE SECURITY LTDA., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, HAWKEYE SECURITY LTDA., dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa. HAWKEYE SECURITY LTDA., en ejercicio de lo dispuesto en el art10° del Decreto 1377 de 2013, solicita autorización escrita para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas como empleados de HAWKEYE SECURITY LTDA., que se encuentran incluidos en bases de datos.
    9.2. Bases de datos Clientes – Proveedores
    Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por HAWKEYE SECURITY LTDA., para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. HAWKEYE SECURITY LTDA., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, se solicita mediante correo electrónico, autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con HAWKEYE SECURITY LTDA., que se encuentran incluidos en bases de datos.
    9.3. Bases de datos con Información General
    Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de HAWKEYE SECURITY LTDA. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina HAWKEYE SECURITY LTDA.
    9.4. Bases de datos de archivos Inactivos
    Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos que lleva HAWKEYE SECURITY LTDA. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos definidos, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las funciones propias de HAWKEYE SECURITY LTDA., la cual tendrá el término de permanencia establecidos en el Decreto 1072 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de HAWKEYE SECURITY LTDA.
  • Medidas de seguridad
    Dando cumplimiento al Decreto 1581: 2012, Indicamos que toda información será recibida, salvaguardada y manejada en las Bases de datos almacenadas en HAWKEYE SECURITY, cuyo acceso será restringido. Todo el personal que visite o trabaje en las instalaciones de HAWKEYE SECURITY podrá ser Grabado y monitoreado por su seguridad.
    HAWKEYE SECURITY LTDA., toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.
    Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.
    La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.
  • Responsable del Tratamiento
    Se ha definido a la Subgerente Administrativa y Financiera como la responsable de la implementación, desarrollo y aplicación de esta política. A su vez, también se ha definido como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
  • Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales
    Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por HAWKEYE SECURITY, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
    Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
    El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a HAWKEYE SECURITY, a través de los medios indicados más adelante:
  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a HAWKEYE SECURITY para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por HAWKEYE SECURITY a sus datos personales.
  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

HAWKEYE SECURITY ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

  • Comunicación dirigida a HAWKEYE SECURITY LTDA.;
  • sociedad con domicilio en la Calle 64 N. 20 – 35
  • de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
  • Correo electrónico sol.sanchez@hawkeyesecurityltda.co,
  • teléfono (+571) 2353268.
  • Solicitud presentada al correo electrónico: sol.sanchez@hawkeyesecurityltda.co  Atención y respuesta por parte de HAWKEYE SECURITY LTDA:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si es una queja o reclamo y estos se presentan incompletos, HAWKEYE SECURITY deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a Directora Administrativa y Financiera de HAWKEYE SECURITY, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Modificaciones
    HAWKEYE SECURITY LTDA., se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de HAWKEYE SECURITY LTDA. y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización HAWKEYE SECURITY LTDA., comunicará estos cambios al titular, conforme a lo establecido en el numeral 5 Derechos de los Titulares.
  • Vigencia
    La presente política está vigente desde el 27 de Enero de 2017.
DORA CONSUELO PEREZ DE MEJIA
Representante Legal – Gerente

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